Es una solución tecnológica para la gestión documental corporativa que le permite elaborar, capturar, importar, clasificar, almacenar, proteger, indexar, localizar, recuperar y distribuir información contenida en cualquier tipo de documento.
ADMIARCHI permite la administración digital del archivo de Gestión, Central e Histórico integrado con la Gestión Documental, conforme a las normativas técnicas exigidas por la ley general de archivo, de forma segura, ágil y económica.
ADMIARCHI permite la administración digital del archivo de Gestión, Central e Histórico integrado con la Gestión Documental, conforme a las normativas técnicas exigidas por la ley general de archivo, de forma segura, ágil y económica.
Justificación
La aplicación de los instrumentos archivísticos en la empresa, tales como el PGD, TRD, TVD, RIA y Organización de Fondos Acumulados debe ir de la mano con un buen sistema electrónico para la administración del archivo y la gestión documental. ADMIARCHI es un instrumento que permite llevar a la practica la aplicación de estas directrices de forma eficiencia y eficaz, contribuyendo a generar una cultura de Cero Papel.
Beneficios
- Facilita el proceso de radicación, distribución, seguimiento y control de respuesta a las comunicaciones oficiales de origen externo e interno. Implementación de la Ventanilla única (Acuerdo 060 de 2001 Archivo General de la Nación).
- Permite la elaboración estandarizada de los documentos internos aplicando la norma ICONTEC GTC-185. Control de revisiones, aprobaciones, anotaciones, distribución, y consulta. Los usuarios son notificados mediante correo electrónico.
- Facilita la localización y consulta de los documentos mediante diversos filtros como son: Fecha, número de radicación, expediente, asunto, origen, remitente, destinatario y otros índices de acuerdo al tipo documental. No existe limitación al número de índices por serie.
- Los documentos digitalizados se almacenan en archivos de formato PDF que pueden ser consultados desde las estaciones de trabajo, evitando la manipulación del documento original y la producción de copias en papel.
- Controla el préstamo físico de los documentos.
- Permite asignar responsables para la atención y respuesta de los documentos, y a éstos realizar la delegación que consideren necesaria.
- Proporciona de los documentos y procesos realizados reportes de seguimiento y estadísticas a nivel de área o individual.
- Implementa la política de cero Papel.
- Facilita y asiste en la definición de las Series, Subseries y tipos documentales, así como la aplicación de las Tablas de Retención y sus respectivos procedimientos de disposición final dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000, aplicando la metodología descrita en el Acuerdo 039 de 2002, y lineamientos emanados por el AGN.
- Permite al administrador del archivo la consulta inmediata de las unidades documentales que cumplen el tiempo de retención documental. También controla el tiempo de conservación en el medio físico.
- Controla el acceso de los usuarios al sistema y a los documentos.
- Funcionamiento sencillo que no requiere de largas y costosas actividades de capacitación.
- Permite la operación simultánea a múltiples usuarios en red local y remota conectados por Internet vía Web. Su motor de base de datos nativo es SQLSERVER 2012 y versiones posteriores.
- Integración con otros sistemas mediante su plataforma de Servicios Web.